Q. 携帯電話　利用・取扱いでは、どのような点を注意すればよろしいでしょうか？

A. 携帯電話については、紛失事故が多発しています。

現在殆どの会社で業務に携帯電話（スマートフォン）を利用されています。携帯電話には個人情報として、相手の電話番号、メールアドレス等が入っています。そこで、取扱いルールを定め、紛失時にすぐに会社へ連絡させること、警察への盗難届も行ってください。紛失時の漏洩防止策としてナンバーロックの実施、リモートロックを行うように決めてください。特に、スマートフォンは機能が広がり、小型PCと云ってもいい位です。充分な注意が必要でしょう。
ただし、私物の携帯電話を業務用に使うことを認めている場合は、従業員と話合いの上で、ルールを決めてください。何故ならば、従業員のプライバシーへの配慮も必要だからです。できれば業務に使用するのであれば会社支給が望ましいですね。

事故事例9

送付リストのエクセルデータにズレでDM誤送信

企業案内のDM発送28,000通の印刷・発送を請け負い、封入封緘・発送を委託先で行っています。DM送付企業より宛名の担当者名が違っているとの問い合わせ電話が50件あり、判明した。送付先リストの企業名と担当者名がずれて印字し発送してしまった。（28,000件の内7,000件は担当者名記載なし）⇒誤記載件数21,000件

原因

預かった企業データの内、600件のリストの削除を依頼され、指示のあったデータをエクセル上のフィルター操作にてフラッグを立て、各行一括削除をしたところ、何らかのバグが発生し、本来削除されるべき7名の担当者名が残り、符号すべき企業名と担当者名が順次ずれた状態で印字し発送した。
定めたルールでは、エクセルデータからアクセスに取り込む手順を遵守せず、専任のデータ処理担当がいるにも関わらず営業担当者が個人的に処理した。さらにダブルチェックを怠るという3重のミスが重なった。

対応策

【委託先】
委託先でのダブルチェック実施フローの徹底、作業フローの徹底（業務担当の明確化）、アクセスでの作業の徹底、飛び番でのデータチェックの実施。

【当社】
変更データを当社およびクライアントを含む3者チェック実施フローの徹底、飛び番でのデータチェックの実施、教育の再実施、委託先への現地調査

【クライアント】
変更データを当社およびクライアントを含む3者チェック実施フローの徹底

【禁止事項】
データ作成時のエクセルフィルタの使用禁止